Kemas kini rekod peribadi HRMIS: telefon, e-mel, keluarga, akaun bank dan pengesahan

Langkah mengemas kini

1. Buka Pengurusan Rekod Peribadi, kemudian Kemaskini Rekod Peribadi

   Rekod dibahagikan kepada tab: Data Peribadi untuk nombor telefon, alamat dan e-mel; Keluarga untuk pasangan, anak dan ibu bapa; serta tab lain untuk akademik, akaun bank dan anugerah.

2. Kemas kini medan dalam tab yang berkenaan dan klik HANTAR

   Contoh rasmi bagi nombor telefon: pilih Tab Data Peribadi, kemas kini di ruangan nombor telefon, klik HANTAR. E-mel rasmi dikemas kini di tab yang sama; inilah alamat yang digunakan oleh fungsi set semula kata laluan.

3. Semak Status Penghantaran Maklumat Peribadi

   Maklumat yang dihantar masuk ke senarai menunggu. Tab yang berwarna biru menunjukkan ada maklumat yang belum disahkan. Selagi status ini kekal, paparan rekod anda masih menunjukkan maklumat lama.

4. Hubungi Pengesah Rekod Peribadi jika lama tidak disahkan

   Pengesah ialah pegawai di agensi yang diberi peranan itu oleh Pentadbir HRMIS, biasanya di unit sumber manusia. Jika mesej "Penetapan aliran kerja untuk anda dikemaskini. Adakah anda ingin maklumkan kepada pentadbir aliran kerja" muncul semasa menghantar, aliran kerja belum ditetapkan dan pentadbir perlu membuat penetapan dahulu.

5. Hapus atau pinda hantaran yang belum disahkan jika perlu

   Hantaran yang belum disahkan boleh dihapuskan oleh anda sendiri di menu Status Penghantaran, dengan memilih tab dan rekod berkenaan kemudian klik HANTAR. Rekod yang sudah disahkan hanya boleh dihapuskan oleh Pentadbir atau Pengesah Rekod Peribadi.

Maklumat keluarga: urutan yang mesti diikut

Modul ini mengikut urutan yang tetap, dan banyak kegagalan berpunca daripada melangkaunya:

• Maklumat suami atau isteri perlu dimasukkan dan disahkan terlebih dahulu. Selepas itu barulah maklumat Anak Kandung boleh dimasukkan, dan kod tanggungan anak bergantung kepada kod tanggungan isteri.
• Status perkahwinan tidak diubah secara terus. Ia berubah secara automatik selepas maklumat pasangan di Tab Keluarga disahkan, termasuk status balu, janda atau duda selepas tarikh kematian atau perceraian dikemas kini.
• Mesej "Rekod suami telah wujud" bermaksud ada hantaran yang masih menunggu di Status Penghantaran, atau rekod lama yang perlu disemak JPA melalui SPMB.
• Maklumat bekas suami atau bekas isteri tidak boleh dihapuskan, kerana ia berkait dengan rekod perubatan dan anak. Anak angkat memerlukan sijil pengangkatan JPN semasa ditambah, dan pembatalan hubungan pengangkatan memerlukan dokumen melalui SPMB.
• Status Tanggungan, Waris dan Penerima Pencen yang ditanda "Tidak" menyebabkan ahli keluarga itu tidak dipaparkan dalam eGL dan senarai waris pencen.
• Anak hanya dipaparkan dalam MyHRMIS Profil apabila nombor kad pengenalan dan negara lahir diisi.

Rekod keluarga yang lengkap bukan sekadar urusan pentadbiran. Cuti isteri bersalin, cuti menjaga anak yang dikuarantin dan cuti urusan kematian ahli keluarga terdekat semuanya memilih nama daripada tab ini, seperti dijelaskan dalam panduan memohon cuti dalam HRMIS, dan borang perisytiharan harta menarik maklumat pasangan dan tanggungan daripadanya.

Menukar akaun gaji

Pegawai tidak boleh menyunting nombor akaun yang sedang digunakan untuk gaji. Kaedah rasmi ialah dua langkah: kemas kini akaun lama dengan menetapkan Tujuan Gaji kepada lain-lain dan status kepada tidak aktif, hantar untuk pengesahan, dan setelah disahkan, tambah akaun baharu dengan Tujuan Akaun: Gaji. Nombor gaji dan elaun pula hanya dikemas kini oleh Pentadbir Gaji agensi; anda boleh melihatnya tetapi tidak mengubahnya.

13 item JPN dan nama yang tidak sepadan

Tiga belas item asas, termasuk nama, nombor kad pengenalan, tarikh lahir dan jantina, bersumberkan Jabatan Pendaftaran Negara. Selagi ruangan itu masih boleh disunting, data belum disahkan JPN dan anda boleh membetulkannya sendiri di menu Kemaskini Rekod Peribadi. Apabila ruangan dikunci, pembetulan hanya melalui SPMB dengan salinan kad pengenalan yang disahkan dan salinan sijil lahir. Nama dalam HRMIS yang berbeza daripada kad pengenalan diperbetulkan dengan cara yang sama. Institusi pendidikan atau nama anugerah yang tiada dalam senarai pilihan juga dipohon melalui SPMB bersama salinan sijil.

Data asas yang wajib lengkap

Soalan Lazim rasmi menyenaraikan tiga belas data asas yang wajib dilengkapkan dalam modul ini: maklumat keluarga; nombor KWSP; nombor dan jenis kad pengenalan semasa; nombor dan jenis kad pengenalan dahulu; nama; jantina; bangsa; keturunan; agama; gelaran; tarikh lahir; taraf perkahwinan; dan tarikh kematian ahli keluarga di mana berkaitan. Dua akaun diperlukan untuk integriti data: akaun bank bagi tujuan gaji dan akaun KWSP.

Semakan Data dan maksud "tidak berintegriti"

Fungsi Semakan Data memaparkan status integriti data anda dalam Modul Perjawatan, Profil Perkhidmatan dan Rekod Peribadi. Status itu "lewat sehari": jika anda mengemas kini hari ini, semak esok. Elemen yang tidak lengkap dikategorikan sebagai tidak berintegriti; dua punca yang dinamakan ialah tiada akaun bagi tujuan gaji dan tiada nombor KWSP, manakala GCR melebihi 250 hari ditandakan untuk semakan silang dengan Buku Perkhidmatan.

Paparan CV Pegawai bergantung kepada data yang sama. CV tidak dipaparkan atau memaparkan ralat apabila rekod peribadi tidak lengkap, maklumat harta belum diisi atau disahkan, atau tarikh jangka bersara tidak dikemas kini dalam profil perkhidmatan. Sejarah perkhidmatan yang tidak tepat dibetulkan oleh pentadbir HRMIS agensi, bukan oleh anda. Kewajipan harta yang dikaitkan dengan CV ini diterangkan dalam panduan perisytiharan harta dalam HRMIS.

E-mel rasmi: kemas kini sebelum anda memerlukannya

Fungsi set semula kata laluan melalui E-mel Rasmi menghantar pautan ke alamat dalam rekod peribadi. Pegawai yang mengemas kini e-mel hanya selepas terlupa kata laluan akan tersekat dua kali: perubahan e-mel menunggu pengesahan, dan e-mel set semula tidak sampai ke alamat lama. Masukkan e-mel rasmi sebaik sahaja ia diterima, dan semak di aplikasi telefon sama ada alamat yang dipaparkan sudah betul, kerana MyHRMIS Mobile membaca rekod yang sama dan ketidaktepatan di situ dibetulkan di laman web. Langkah set semula ada dalam panduan lupa kata laluan HRMIS.

Soalan lazim

Sumber rasmi yang dirujuk

• Soalan Lazim HRMIS 2.0, Pengurusan Rekod Peribadi: Rekod Peribadi, CV Pegawai dan Semakan Data (JPA, Disember 2023)
• Panduan Pengguna HRMIS 2.0: Pengurusan Rekod Peribadi Siri I untuk Pemilik Kompetensi, Fungsi Semakan Data dan Dokumen Rujukan Punca Data Tidak Berintegriti (JPA)
• Soalan Lazim HRMIS 2.0, Aplikasi MyHRMIS Mobile (JPA, Disember 2023)